Web Aplikasi untuk Project Management dan Kolaborasi

Pagi-pagi ada yang teriak, “Email klien kok belum sampai-sampai sih?“, salah satu dari Account Manager (Mrs. AM) menanyakan kepada orang IT (Mr. IT) mengapa hal tersebut bisa terjadi, dan Mr. IT tersebut menjawab, “Berapa besar file size yang dikirimkan?“. Mrs. AM dengan tegas menjawab, “Hanya 4 mb kok“. Mr. IT menanyakan kembali, “Berapa orang yang diforward dengan email tersebut?“. Dan Mrs. AM menjawab dengan merasa yakin, “ke 4 orang, memang ada masalah dengan internet kita atau jaringan kita sih? (dengan nada sinis)..”
Seringkah mengalami hal ini? bentrok antar divisi IT hanya persoalan yang seperti ini, yuks kita break down permasalahannya case by case. Kita mulai dengan proses email terjadi, jika melihat dari masalah diatas adalah Mrs. AM mengirim file melalui email sebesar 4 mb dan di forward kembali ke 4 orang, yang berarti email yang dikirimkan secara bersamaan sebesar 4×4=16 mb. Hal ini menyebabkan lalu lintas internet mengalami traffic yang cukup padat belum lagi jika pada saat itu ada yang melakukan download file seperti image sebesar 10 mb ada juga yang membuka video di YouTube, ada juga yang mendengarkan music melalui streaming, belum lagi internetnya lagi down, pekerjaan numpuk membuat kepala mau pecah dan yang lain-lain. Kondisi ini menyebabkan email yang dikirim tadi mengalami Queueing (antrian di lalu lintas internet) dan perlu bersabar untuk email tersebut dapat terkirimkan.
Kalau diurut masalahnya, bukan pada koneksi internetnya, bukan karena teknologinya tidak canggih, seperti Email Server, Microsoft OutLook, Webmail dan lain-lain, tetapi pada perilaku dalam menggunakan email. Yang kita ketahui bahwa Email adalah sebagai jembatan antara klien dan kita dalam berkomunikasi, transfer data dan lain-lain. Tetapi jika penggunaan email tersebut dilucuti sesuai dengan kemauan kita hal diatas akan selalu terjadi. Untuk mengantisipasi hal tersebut terjadi diperlukan solusi yaitu baik dalam perilaku dan juga web aplikasi yang digunakan. Web aplikasi tersebut disebut dengan Web Project Management dan Collaboration Tools. Keuntungan menggunakan Web Project Management dan Collaboration Tools adalah:

• Kolaborasi menjadi lebih interaktif dalam satu tempat
• Tracking project report yang setiap bulannya harus didata, dengan web aplikasi ini sudah tersusun dengan baik.
• File data berupa, dokumen (.doc, .xls, .pdf, dll), gambar (.jpg, .tiff, .psd dll), file kompresi (.zip) dan file-file yang lain dapat terkumpul menjadi satu wadah (file terorganisasi dengan baik).
• Email sebagai arsip, pengingat ataupun pemberitahuan bahwa ada diskusi dalam web aplikasi tersebut.
• Dapat dibuka melalui smartphone ataupun via web.
• Mengatur jadwal meeting.
• Memantau project milestone.
• Tersinkronisasi dengan alamat email, telephone number dan juga social media.
• Dapat mengirimkan informasi secara private ataupun diskusi private tanpa member yang lain mengetahui.
• Dan lain-lain

Web aplikasi Web Project Management dan Collaboration Tools ini meliputi banyak fungsi dan kegunaan masing-masing, ada yang hanya khusus ditujukan untuk kolaborasi yang interaktif antar departement/divisi ada juga antar klien. Web aplikasi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang tujuannya untuk mempermudah cara kerja dan segala mengorganisasikan data, project report, komunikasi dengan baik. Contoh Web aplikasi untuk Web Project Management dan Collaboration Tools ini, dapat dilihat dan patut dicoba (demo/trial) dibawah ini:
activecollab

agilesoup

ajax workspace

basecamp

campfirenow

central desktop

clocking it

collabtive

comindwork

deskaway

doolphy

fengoffice

5pmweb

hyperoffice

jumpchart

klok

lesstimespent

liferay

nokahuna

on stage portal

open atrium

pivotaltracker

psoda

remember the milk

socialwok

springloops

subernova

tadalist

taroby

teambox

teamworkpm

wridea

wrike

zoho

Diatas adalah kumpulan dari berbagai source tentang web apliksai Project Management dan Collaboration Tools. Apakah ada yang kurang, jika kurang share with us

Resource : blog.newsenses.biz/technology/web-aplikasi-untuk-project-management-dan-kolaborasi/