Membiasakan Diri Menjadi Leader atas Manajemen Waktu yang Efektif

whjobs.info

Kadang dalam keseharian kita saat bekerja, kita menjumpai atau bahkan kita mengalami sendiri kondisi yang sibuk atau bahkan sangat sibuk, dan sayangnya kondisi sangat sibuk tersebut berulang terus setiao hari dan setiap waktu. Sehingga seolah-olah kita sudah tidak sempat lagi rehat sejenak, bahkan makanpun juga gak sempat. Bahkan kalo ditanyapun, lebih penting makan atau menyelesaikan pekerjaan, kita selalu menjawab sama-sama pentingnya, nah saat dilanjut pertanyaannya lebih mendesak (urgent) mana, makan atau menyelesaikan pekerjaan, juga dijawab: sebenarnya sama-sama urgentnya.
Dalam matrik manajemen waktu, kita kelompokkan status aktifitas yang anda lakukan menjadi 2 hal mendasar yaitu:

• Penting: Hal-hal yang mendukung Misi/Visi kita
• Genting: (tampaknya) memerlukan Tindakan Segera

Coba Anda tulis aktifitas anda sehari-hari dalam rentang satu bulan, dan mari kita cek apakah anda sudah menjadi leader dalam pemanfaatan waktu secara efektif ataukah belum. Dinatara katifitas anda mungkin beberapa diantaranya sbb:

• Telepon
• Membuat laporan – laporan yang menyita waktu
• Rapat – rapat persiapan deadline
• Menjawab e-mail yang tidak penting
• Membangun hubungan dengan orang lain
• Berbicara berlebihan dengan rekan kerja
• Terlibat dalam masalah-masalah orang lain
• Membuat perencanaan
• Mengahadapi problem yang menekan Anda
• Relaksasi yang diperlukan
• Olah raga
• Mengejar deadline yang tertunda
• Melakukan tindakan pencegahan
• Melakukan pelatihan kepada rekan kerja

Diantara aktifitas diatas, coba anda kelompokkan kedalam 2 kategori diatas dan kombinasinya, sehingga didapatkan kelompok matriks menejemen waktu menjadi 4 bagian sebagai berikut:

• Kuadran I : PENTING, GENTING
• Kuadran II: PENTING, TAK GENTING
• Kuadran III: TAK PENTING, GENTING
• Kuadran IV: TAK PENTING, TAK GENTING

Secara umum bagaimana orang kebanyakan memanfaatkan waktunya?

• Kuadran I : PENTING, GENTING== > (20-30 %)
• Kuadran II: PENTING, TAK GENTING== > (15-20 %)
• Kuadran III: TAK PENTING, GENTING== >  (50-60 %)
• Kuadran IV: TAK PENTING, TAK GENTING== > (2-3 % )

Dari hasil kuadran diatas, bisa kita lihat sebagian besar, orang menjalankan aktifitas yang tidak penting, namun dalam kondisi yang mendesak (harus segera dijalankan, jika tidak berpengaruh terhadap hal lain/darurat). Kondisi ini tidak efektif mengingat, untuk aktifitas yang tidak penting seharusnya sdh bisa di jadwalkan dengan baik sehingga tidak mendesak untuk dijalankan.Orang-orang dikuadran III inilh yang mungkin sering kita lihat selalu sibuk sampe makan siangpun serasa nggak sempat.
Nah sekarang bagaimana World Class Company (Leader yg efektif) memanfaatkan waktunya?

• Kuadran I : PENTING, GENTING== > (10-15 %)
• Kuadran II: PENTING, TAK GENTING== > (70-80 %)
• Kuadran III: TAK PENTING, GENTING== >  (10-15 %)
• Kuadran IV: TAK PENTING, TAK GENTING== > (<1 % )

Jika kita lihat, dalam manajemen waktu yang efektif, sebagian besar kita harus berada di kudran II, karena sebagai leader, tentunya yang kita kerjakan banyak hal yang penting, dan dari semua yang peting tersebut bisa kita atur jadwalnya sehingga berada pada kondisi normal atau tidak genting/tidak mendesak untuk dijalankan.
Bagaimana dengan manejemen waktu Anda?
Salam Hangat,
Sukses di Tangan Anda